Oleh: agung | Maret 2, 2009

NETIKET Ber-e-mail

Netiket atau Nettiquette, adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan e-mail membutuhkan tatacara tersendiri.

Ada kalanya memang sangat menyebalkan, jika kita menerima pesan e-mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital seluruhnya, mengirim kembali seutuhnya pesan-pesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita, dengan ucapan, “saya kira begitu”, atau “betul.”

Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita mengetahui beberapa di antaranya:

1. Hindari mengirim surel (surat elektronik) yang bersifat spam, surat berantai, atau promosi MLM.

2. Hargailah privasi orang lain.
Jangan mengirimkan e-mail yang belum pasti benar ke mailinglist. Ingat, e-mail Anda akan dibaca oleh banyak orang dan bukan tidak mungkin akan di-forward lagi ke e-mail/mailinglist lain.

3. Hargai hak cipta/karya intelektual orang lain.
Kalau mengutip sesuatu, cantumkanlah sumbernya.

4. Hindari menggunakan kata-kata vulgar (misalnya bagian tubuh tertentu manusia) karena tidak sopan.

5. Hapus bagian yang tidak perlu saat membalas e-mail.
Fasilitas Reply dari sebagian besar program e-mail biasanya akan mengutip pesan
asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang mengakibatkan banyaknya bandwidth terpakai untuk mengirimnya. Akibatnya, proses pengambilan e-mail tersebut akan menjadi lambat dan lama sehingga berpengaruh terhadap biaya yang harus dikeluarkan (khususnya untuk yang menggunakan koneksi dialup atau koneksi 3G berbasis volume).

6. Bila sama sekali tidak berhubungan atau tidak ditujukan kepada anggota milis yang lain, silahkan kirim e-mail langsung ke alamat yang Anda tuju lewat japri (jalur pribadi).

7. Hindari mengirim e-mail yang hanya berisi satu baris saja (one-liner).
One-liner = menanggapi/reply posting sebelumnya hanya sebaris dua, sama sekali tidak menambah nilai/isi dari yang ditanggapi). Hindari mengirim e-mail dengan sepatah dua patah kata saja semacam ini.

8. Bila harus mem-forward sebuah e-mail ke milis, harap lakukan penyuntingan/ perbaikan seperlunya. Misalnya dengan mengurangi banyaknya tanda > . Jangan lupa periksa dulu, apakah e-mail semacam itu sudah pernah dikirim sebelumnya ke milis.

9. Hindari memancing debat kusir atau flame war yang tidak berguna, dan jangan sampai terpancing dengan upaya-upaya untuk menghidupkan flame war. Misalnya ada posting “Yang suka nonton film itu bodoh”, harap jangan dibalas dengan “Yang tidak suka lebih bodoh”. Ini tidak akan mendatangkan faedah apa-apa.

Jika ada posting yang menyinggung/ memancing debat kusir, jangan hiraukan. Sebaliknya coba hubungi langsung pengirimnya, untuk mencegah penuhnya milis oleh percekcokan.

10. Saat menulis e-mail, gunakan subyek e-mail yang mencerminkan isi.
Beberapa orang umumnya menyeleksi e-mail yang akan dibaca berdasarkan subyek. Yang tidak menarik langsung dihapus. Jadi kalo kebetulan Anda membuat subyek e-mail secara asal-asalan, (misalnya “nanya” atau “tolong dong”), jangan marah jika tidak ada yang menanggapi.

11. Hindari mengirim tes posting.
Mengirim e-mail yang hanya berisi kalimat “sorry ngetes” itu sangat tidak sopan dan menghabiskan bandwidth yang mahal. Jika akan melakukan pengujian/tes pengiriman e-mail, setidaknya kirimkan sesuatu yang memiliki nilai informatif (bertanya sesuatu atau menjawab pertanyaan atau berbagi tips).

12. Perlakukan e-mail secara pribadi.
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list. E-mail pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

13. Hindari menggunakan huruf kapital untuk seluruh isi e-mail.
Dalam tata krama berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar untuk seluruh kata dalam e-mail biasanya dianggap berteriak. Karena itu hindari penggunaan huruf kapital untuk semua kata dalam e-mail Anda.

14. Hindari membicarakan orang lain dalam milis.
Hindari membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelakan nya dalam milis.

15. Hindari menggunakan tembusan/cc (carbon copy).
Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya ke mailing-list) , hindari mencantumkan alamat-alamat pada kolom cc. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Anda akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e-mail-nya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan tembusan buta/BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.

16. Jika Anda ingin mencantumkan informasi kontak (berupa alamat surat atau telepon atau situs Web), usahakan agar informasi tersebut dibuat singkat.

17. Tanggapi setiap posting milis secara obyektif dan rasional, Percayalah: membaca dan menulis email sambil tersenyum biasanya menghasilkan e-mail yang lebih baik daripada dalam keadaan emosi.


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

%d blogger menyukai ini: